GESLAB, une parfaite cohérence avec l’Ordonnance

Dominique Caillat (DC), biologiste médical d’un laboratoire multi-sites à Saint-Martin-d’Hères et Président de la société Geslab depuis 2000 avait demandé à Claude Naudin (CN), consultant scientifique de la RFL, de l’aider à conduire cet atelier.
 
Spécificité et originalité de Geslab
 
CN: (Remerciements aux présents, présentation rapide de D. Caillat et démarrage immédiat) Commençons par faire un bref rappel des caractéristiques principales de la société et de ses partenariats avec l’industrie du DIV.
 
DC: Geslab est une société « SAS » à capital variable créée en 1993. Sa spécificité et son originalité résident dans le fait qu’il n’y a aucune ingérence dans le capital des laboratoires membres. Les biologistes adhérents conservent donc leur indépendance, leur pouvoir de décision et la liberté des orientations stratégiques.
La commission technique de Geslab (entité existante dès la création de Geslab) est composée de biologistes médicaux appartenant à des laboratoires adhérents; son rôle a bien sûr évolué depuis nos débuts et les missions qui lui incombent désormais intéressent notamment la conception, l’organisation, le système de management de la qualité et l’efficience des plateaux techniques de LBM multi-sites, conséquences structurelles de la réforme de la biologie médicale.
C’est dans cet esprit que deux accords cadres majeurs ont été établis avec les partenaires industriels que sont Roche Diagnostics/Sysmex et Siemens Healthcare Diagnostics. Ces accords engagent les parties signataires pour une période contractuelle de 5 ans.
 
CN : (sensible à la curiosité de la salle) Quelques précisions sur le contenu de ces contrats seraient les bienvenues…
 
Offres de solutions adaptées…et évolutives
 
DC (réponse en deux temps) :

• Geslab a construit des offres de solutions adaptées (personnalisées à chaque situation, à chaque laboratoire) et évolutives. Celles-ci, avec le temps, se sont enrichies et intéressent désormais plusieurs disciplines telles que l’immunoanalyse (le minimum imposé), la biochimie et l’hématologie. Voyons-les de façon plus détaillée.

• Ainsi en hématologie, côté partenariat avec Siemens, les adhérents de Geslab peuvent choisir un Advia 2120i, un AutoSlide Colorator, soit de façon isolée soit en intégrant ces automates le long du convoyeur LabCell sur lequel sont greffés l’ensemble des automates de la gamme Siemens ; côté Roche (associé à Sysmex), les automates disponibles sont respectivement le XE 2100 et le XT 1?000i, selon les cadences souhaitées et la charge des flux. Bien sûr, l’option robotique est également présente avec ce partenaire avec les chaînes modulaires HST.

Un entrant tardif, mais de choix, donna à DC l’occasion d’interrompre son discours d’un « salut Jean Benoît ! », puis il enchaîna.Joint à ces solutions d’équipement et d’automation, Geslab propose également un accès à la cytologie hématologique automatisée (microscopie DM 96 et DM 1200). Ce nouveau concept en relation avec les systèmes d’information des laboratoires autorise une exportation numérisée des images. La forme cytologique suspecte peut être alors soumise pour expertise et conseil aux membres répertoriés du réseau Geslab. De plus, un répertoire d’images ainsi régulièrement constitué constitue un excellent outil de formation et d’habilitation des collaborateurs.

• En immunoanalyse et biochimie, le partenariat avec Siemens inscrit au catalogue de Geslab les Centaure XP et CP, l’Immulite 2000 i, la gamme Dimension et l’Advia 1800 ; la robotique VersaCell qui intègre ces différents modules permet un chargement unique, chaque tube étant convoyé automatiquement vers les stations successives de travail.

• Le partenariat Roche propose quant à lui la ligne modulaire des Cobas 6000 et 8000 (haute capacité) et le système pré-analytique robotisé RSA pro et EC1.

• D’autres partenaires peuvent se greffer tels que Tosoh avec le G8 (HbA1c), Sebia avec le Capillarys, Phadia et l’Immunocap 250, Menarini et le Ves-Matic 200, Diasorin et le Liaison.

Une offre fondée sur le principe du « coût patient »
 
CN : Au plan économique quelle est la philosophie de Geslab ?
 
DC : En immunologie, biochimie et hématologie, l’offre Geslab est fondée sur le principe du « coût patient ». Cela comprend des tarifs réactifs négociés, la mise à disposition des automates, les connexions, le SAV, la formation et l’aide partielle à l’accréditation (accompagnement). Ce coût patient est donc facilement lisible et stable sur cinq années. De plus la grille est dégressive par tranches de volume d’examens, en fonction de la montée en charge de chaque plateau technique. La seule contrepartie qui est demandée à l’adhérent est de s’engager sur cinq ans avec comme obligation d’entrer dans Geslab avec au minimum l’activité d’immuno-analyse (minimum 100?000 examens/an). Il n’y a pas de cotisation annuelle et les frais de gestion s’élèvent à 114 euros/mois/laboratoire.
 
Actuellement plus de 40 groupements sont adhérents, la plupart sont accrédités au moins partiellement, y compris pour des disciplines réputées plus délicates telles que la biologie moléculaire et la microbiologie, nous y reviendrons. Le volume consolidé d’achats est de 20?millions d’euros en 2010.
 
CN : Nous avons bien entendu et compris la philosophie de Geslab, ses principes fondamentaux et les avantages associés, négociés auprès des partenaires industriels et dont bénéficient les adhérents. De quelle(s) façon(s) Geslab positionne-t-il sa politique au regard des exigences du Cofrac ? Où se trouve cette parfaite cohérence avec l’Ordonnance ? Quelles sont les preuves de cette affirmation ?
 
DC : L’ordonnance du 13 janvier 2010, hors la médicalisation de notre profession, a deux implications majeures auxquelles Geslab était déjà préparé.

• Tout d’abord, la problématique de l’accréditation.

Notre commission technique possède un savoir faire quant à la sélection justifiée (évaluation) des partenaires fournisseurs, à l’évaluation des techniques et systèmes d’analyse. En parallèle, il existe une gestion centralisée des non conformités et autres dysfonctionnements ; celle-ci marie simultanément une procédure d’information de nos adhérents et une réactovigilance immédiate. De plus, nombre de nos adhérents étant déjà familiarisés avec la démarche d’accréditation, nous disposons grâce à ces expériences de terrain d’un vecteur d’expertise qui s’applique à tous les domaines d’accréditation potentielle sollicitée. J’ajoute que par un partenariat spécifique avec la société Biorad, nous pouvons proposer à nos adhérents d’adopter le programme « Unity Real Time » d’EEQ.
Enfin, et pas des moindres, nos accords avec les fournisseurs incluent dans nos différentes offres l’appui, l’accompagnement de nos laboratoires par les partenaires industriels dans la démarche d’amélioration continue.

• Notre seconde implication concerne la constitution de plateaux techniques cohérents, pertinents, efficients. Et cela, c’est notre savoir faire depuis 17 ans, dans le respect – je le répète – de l’indépendance de chaque adhérent. En effet, la réforme de la biologie médicale implique de fortes restructurations et la constitution de plateaux techniques implique plusieurs types de réflexion et de décisions.

- D’abord la concentration de disciplines sur un seul site, y compris pour des activités traditionnellement fragmentées, dispersées, isolées comme la bactériologie et l’hémostase.
- Ensuite l’automatisation adaptée (il n’y a pas qu’une solution, il faut tenir compte de contraintes spécifiques d’éloignement et donc de logistique associée, de volumes d’examen, de « TAT » (turn around time pour délai de rendu d’un résultat ou d’un dossier complet).
- Enfin l’approche d’une organisation robotisée associée à une consolidation des systèmes d’information grâce à un réseau de « middleware » interférant (MPL evo Roche, OneLink 2 Siemens, Epicenter Becton Dickinson, Myla bioMérieux).
- Cette organisation pensée et optimisée porte un nom : l’ingéniérie accompagnante du projet. Elle s’appuie sur des équipes multi compétentes proposées par nos partenaires industriels, qui appliquent des méthodes d’analyse inspirées de la philosophie « lean ».
 
L’efficience est la règle…

• Il n’y a désormais plus de place pour des choix guidés par l’affectif, pour des décisions isolées prises dans une fausse urgence et conduisant à des regrets ou à des retraits de projets. L’erreur est humaine, certes, mais le droit à l’erreur ne doit être que théorique et sûrement pas optionnel. Dans cet esprit l’efficience est la règle et des audits sociaux doivent être conduits et menés à leur terme. Le nombre d’équivalents temps plein (ETP) optimal doit être évalué et les dispositions corollaires doivent être prises.

• De même, nos partenaires industriels, en fonction du projet qui leur est présenté, disposent désormais des outils de simulation qui vous donneront une projection virtuelle de votre organisation, de vos locaux et de la prise en charge de vos flux d’activité initiaux et prévisionnels.

Il n’y a pas que cela ; Geslab permet également d’effectuer des mesures de la performance du projet mis en route ; ce service fait partie du processus d’accompagnement des nouveaux adhérents Geslab (contrôle des coûts, indicateurs de performance).
 
CN : L’automation, les processus d’ingénierie complémentaires, nous apparaissent à vous entendre bien maîtrisés par Geslab. D’un autre côté, s’agissant de disciplines telles que la biochimie, l’hématologie, l’immuno-analyse, qui, depuis nombre d’années ont bénéficié de progrès technologiques importants, qu’ils s’agissent des menus disponibles, des cadences horaires offertes par les différents automates, cela n’est pas surprenant. En revanche, il existe notamment avec l’hémostase ou la bactériologie quelques difficultés supplémentaires liées aux spécificités de ces domaines et aux « chapelles » qui les caractérisent. Dans ce contexte, que propose Geslab ?
 
DC : Geslab en effet a enrichi son catalogue de nouvelles propositions grâce à des accords passés avec de nouveaux partenaires. En hémostase, avec Siemens, ce sont les automates CS 2100i et CA 560 ; avec Stago, il s’agit de la gamme des STA Expert séries, Compact, Satellite (urgences) et Star 4 (situation d’isolement). Pour les examens tels que TP, TCA, fibrinogène et DDIM, le même principe du coût patient avec grille dégressive est appliqué. Ce point est très important quand on se réfère à la stabilité limitée des réactifs d’hémostase en phase d’utilisation. Pour les examens plus spécialisés nos adhérents bénéficient de tarifs privilégiés (durement négociés). Enfin pour ce qui concerne les équipements, Geslab et ses partenaires ont opté pour l’achat du matériel car l’offre est très variable en fonction des situations rencontrées. Une souplesse supplémentaire est offerte à nos adhérents qui peuvent s’ils sont déjà équipés en hémostase, limiter leur adhésion au programme réactifs avec les avantages cités ci-dessus. De plus et comme pour les autres disciplines, le SAV, les connexions, la formation et l’accompagnement sont inclus dans le coût patient.
 
CN : Et pour la bactériologie ?
 
DC : J’aimerais passer quelques minutes sur ce sujet sur lequel Geslab a beaucoup réfléchi afin d’apporter la meilleure solution à nos confrères. En effet, cette discipline est caractérisée par une législation contraignante qui concerne aussi bien la gestion des déchets, que la sécurité des personnels et des locaux. De plus, il s’agit d’une activité qui est dispersée au sein de chaque laboratoire, de chaque site et extrêmement manuelle : le ratio masse salariale/chiffre d’affaire est le plus élevé. Enfin, les recommandations formulées dans la norme et exigées par le Cofrac rendent la démarche d’accréditation plus difficile que pour les autres disciplines.
 
Quatre étapes proposées par Geslab…

Pour satisfaire à cette mise en conformité, Geslab propose quatre étapes successives et coordonnées. La première consiste à centraliser ce qui est dispersé. Pour cela l’ingénierie du projet permet d’évaluer celui-ci et de le dimensionner. Ensuite, il faut concevoir le processus d’automatisation (ensemencement des produits pathologiques, poste ECBU). En amont, les contraintes du préanalytique doivent être évaluées (viabilité des germes au cours du transport) et la logistique correspondante pensée, préparée et mise en place. La construction d’un tel projet est caractérisée par trois mots clés : temps, espace, moyens financiers.

• Le temps est celui de la réflexion initiale comprenant au cas par cas, la constitution du dossier technique et du dossier économique, les audits sociaux nécessaires afin de redimensionner en douceur le nombre d’ETP (principe d’efficience).

• L’espace est celui des locaux dédiés à cette activité, de leur surface et de leur organisation ainsi que des dispositifs sécuritaires.

• Les moyens financiers sont la conséquence de l’ambition du projet : la centralisation et l’automatisation implique des coûts d’investissement élevés : définition des circuits et des fréquences de collecte, mesures de précaution associées au transport des produits pathologiques, achat des équipements (l’acquisition d’un système d’ensemencement robotisé s’amortit sur un temps beaucoup plus long que celui d’un automate habituel). La consolidation s’inscrit dans le long terme.

Deux partenaires ont rejoint Geslab pour offrir à nos adhérents des solutions pertinentes : bioMérieux et Becton Dickinson. Les propositions sont complétées par l’apport de deux partenaires complémentaires que sont la société IRIS et le groupe Elitech.
Outre les milieux de culture, nos adhérents ont les choix suivants :
 

• un dispositif automatisé pour la cytologie urinaire (UF500i et UF1000i) de bioMérieux, IQ Select et IQ Elite d’IRIS ;
• un système d’ensemencement automatisé (Previsola de bioMérieux, Innova de Becton Dickinson) ;
• l’identification et l’antibiogramme (Vitek2 de bioMérieux et Phoenix de BD) ;
• de plus, les partenaires proposent des outils de coloration automatisés et des solutions d’interface en middleware.

La prise en charge du produit pathologique est effectuée par l’écouvillon Transwab qui, plongé dans son milieu de transport, évite toute manipulation à l’arrivée sur le pôle centralisé. Il suffit de charger sur l’automate d’ensemencement les tubes de 5 ml et l’inoculum sera prélevé automatiquement.
 
CN : Si nous souhaitons ouvrir le micro pour la salle, il serait temps de conclure Dominique…
 
DC : J’allais le faire. A la veille de cette mutation profonde de notre spécialité de biologie médicale, alors que nous allons vivre la cinquième baisse consécutive de la nomenclature, ce qui est dramatique, Geslab propose un éventail de solutions organisées et optimisées, dans toutes les disciplines et dans le respect de l’indépendance de chaque laboratoire. Les gains de productivité associés à ces différentes offres sont particulièrement attrayants. Je vous remercie de votre attention.
(Applaudissements nourris).
 
CN : (se tournant vers la salle, le micro tendu) Il me reste avant de vous donner la parole à remercier Dominique Caillat pour ce dynamisme, cette passion avec laquelle il vous a fait partager sa philosophie et sa vision de l’avenir de notre métier.
Pas de questions ? Et bien je vais formuler celle que j’aurais aimé que vous posiez : Quel est le délai entre le premier contact téléphonique avec Geslab et l’ouverture d’un plateau technique ?
 
DC : Tout va dépendre de l’état de maturité du projet. Il faut déjà que la problématique liée au changement de statut soit clarifiée. En effet, vous passez d’un statut de collaborateurs (contrat de collaboration des SCM
- viables jusqu’au 1er novembre 2013 -) à un statut d’associés (fusion, etc.). C’est le préalable incontournable. Ensuite tout va dépendre de la complexité du projet. Geslab va déclencher les échanges avec ses partenaires industriels et toute l’ingénierie de conception, d’évaluation et de simulation se met en place. Le délai moyen sera de quelques mois (hors travaux de construction éventuelle).
 
CN : (sortant une deuxième question de son chapeau, la salle restant silencieuse). Imaginons qu’un biologiste soit entré dans la société Geslab avec un programme d’immuno-analyse. Puis sa force de conviction aidant, il est rejoint par d’autres confrères. De quelle façon l’évolution des matériels déjà présents peut-elle être envisagée ?
 
DC : C’est bien là toute l’originalité et la souplesse d’adaptation de Geslab. Quel que soit le partenaire industriel, nos accords prévoient que si les seuils de « saturation » sont atteints, il y a gracieusement modification ou remplacement des équipements concernés (ajout d’un module supplémentaire par exemple pour faire face à l’augmentation des flux). C’est une simple mise en phase entre les trois parties que sont le partenaire, le laboratoire et la société Geslab.
 
CN : Pour une raison ou pour une autre dans quelles conditions, puis-je me retirer de la société ?
 
DC : Cette hypothèse ne s’est présentée que 2 fois en 17 ans. La question est pertinente et je souhaite y répondre avec tout le sérieux nécessaire. Je ne suis pas de ceux qui pensent que nos partenaires industriels peuvent être soumis à des pressions de la part des biologistes sans contrepartie. Ils ont fait des efforts extrêmement importants pour répondre aux différents cahiers des charges de Geslab et ce n’est pas ajustable sans arrêt au gré des pulsions de chacun. L’engagement contractuel que nous signons est prévu pour durer au minimum 5 ans. Le respect de cet engagement et de la signature est une exigence d’éthique comportementale.
Sinon, Geslab et ses partenaires industriels disposent d’un arsenal de pénalités. Depuis que je suis Président, il ne m’est encore jamais arrivé de le déclencher.
Sur cette note d’optimisme serein, les participants à cet atelier n’avaient plus qu’à se retourner pour se désaltérer avec quelques bulles et remonter leurs taux de glycémie.
 
Compte rendu rédigé par Claude Naudin
clnaudin@numericable.fr
Photos de Fabrice Pernol

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